用合作思维设计你的会议

Meeting is Collaboration

课程背景 Background

当我们想到会议管理的时候，通常会想到这些内容：

  1. 准备和执行会议的各种规则与流程。
  2. 如何应对会议上出现的各种问题和挑战（比如跑题、发言不积极、超时、争吵等等）。

然而越来越多的企业发现：会议低效这个现象，根源要从会议之外去找，仅仅靠强调会议规则和技巧是不够的。即便能够完美地走完流程也不一定就是高效的会议。

在工作中之所以要开会，有两大原因：1）需要对方；2）要解决问题。所以会议的本质其实是一次项目合作。当与会者没感受到自己是真正被需要的，并且讨论也偏离了解决问题这个初衷时，这次会议便注定是失败的。

当我们用合作思维来开会时，会关注三个问题：

  1. 会议的目标是什么？（解决什么问题）
  2. 与会者都是真正有共鸣的伙伴吗？（与会者感觉被需要吗）
  3. 我的行动、采取的方式都是为目标服务的吗？（怎样解决问题）

本课程的底层逻辑是特别强调合作的POA思维，它把目标、伙伴、行动/方法巧妙地融合在一个POA循环中，帮助学员用合作思维直击问题的要害，找到解决的切入点：

  • 为什么与会者不愿来开会？因为对会议的目标不清楚或者无感。
  • 为什么例会中汇报工作让人昏昏欲睡？因为这个议题只有汇报双方有共鸣。
  • 为什么讨论问题时没有共创的氛围？因为与会者对目标没有达成共识，成为真伙伴。
  • 为什么激烈争吵却没有结果？因为只关注方案本身，却忽略了方案背后的目标/意图。

当学员用促成一次合作的视角来看待会议、设计会议时，才能让与会者齐心协力地解决好问题，为企业创造更大的效益。

课程特色 Unique Strength

  • 原创：独创的“POA行动力”思维，让你用合作的视角看会议。
  • 合作：会议的价值在于和对方一起来更好的解决问题，而非死板的规则。
  • 人本：强调“伙伴”在会议中的作用，让会议回归“以人为本”。
  • 痛点：围绕会议中真实的痛点展开课程，激发学员改变的欲望。
  • 落地：不拘泥于死板规则。现场练习，学以致用。

课程对象 Attendees

  • 需要经常主持和组织会议的企业管理者

课程收获 Objectives

  • 了解高效会议的本质是一次项目合作。
  • 了解P(伙伴)、O(目标)、A(方法/行动)这三个元素在会议管理中的作用。
  • 能够运用POA思维做好会前准备，起草会议邀请，把与会者变成伙伴。
  • 能够运用POA思维避开例会的坑，让与会者对话题都有共鸣。
  • 能够运用POA思维设计问题解决会流程，和与会者一起高效解决问题。
  • 能够运用POA思维获得与会者的支持，提升会议控场能力

课程大纲 Outline

一、什么是高效的会议？

  1. 开场破冰：会议之痛 高效会议
  2. 我们为什么要开会？
  • 开会就是和他人一起解决问题
  • 高效会议≠流程完美
  • 会议的本质是一次项目合作
  1. 促进合作的POA思维
  • POA行动力循环：
    • 目标（O）凝聚伙伴（P）
    • 伙伴（P）共创方法（A）
    • 方法（A）服务目标（O）
  • 【模拟会议】公司旅游去哪里？
    • What只是手段，Why才是目标
    • 【练习】What vs. Why

二、用合作思维设计会议 — 会前

  1. 什么情况下需要开会？
  • 你需要问三个问题：
    • 第一问：这次会议的目标（O）是什么？
    • 第二问：这次会议期待的产出是什么？
    • 第三问：开会是达成这个目标最好的方式（A）吗？
  1. 应该邀请哪些人参会？
  • 你需要问三个问题：
    • 第一问：哪些人和这个会议目标/产出相关？
    • 第二问：参加会议是他们做出贡献的最佳方式（A）吗？
    • 第三问：他们对会议目标有共鸣吗？
  • 怎样写会议邀请？
    • 会议邀请的目标（O）是让与会者产生共鸣，成为伙伴
    • 区分“议题”和“目标”
    • 强调重要性和价值
    • 预告产出与会前准备
  • 【小组练习】为一个工作中常开的会议写一份会议邀请
  • 【小组练习】为这个会议拟定一份新的与会者名单
  1. 怎样设计议程？
  • 【原则】议程为目标/产出服务
  • 第一步：罗列所有必要内容
  • 第二步：排列顺序，形成步骤
  • 第三步：分配时间，制定计划
  • 【小组练习】为这个会议拟定一份会议议程

三、用合作思维设计会议 — 会中

  1. 例会应该怎么开？
  • 例会是怎样产生的？
  • 【原则】所有话题必须是全体与会者都有共鸣的
  • 用POA思维解决常见错误：
    • 逐一进行工作汇报
    • 进入具体项目的细节
  1. 怎样提升会议控场能力
  • 常见控场挑战：
    • 跑题怎么办？
    • 时间失控怎么办？
    • 争执不下怎么办？
    • 怎样做决策/选择？
      • 【工具】POA决策法：用O选A
    • POA的解决之道：和与会者合作，一起来控场。

四、用合作思维设计会议 — 会后

  1. 为什么有决议却不执行？
  • 不执行决议的会议是一场失败的合作
  • 会后的问题是会前/会中埋下的雷：
    • 与会者对目标有共鸣吗？
    • 与会者真正参与到决议的制定了吗？

六、复习总结

  • 回顾知识点
  • Q&A
  • 行动计划

 

讲师介绍

朱颖磊

“行动力习学社”创始人
“POA行动力”联合发起人
POA高级促动师
曾任多家著名机构签约讲师
曾任世界500强企业全球总部内部培训师
中欧国际工商学院EMBA学位
国家二级心理咨询师

课程时长 Duration

  • 1天

开课时间：待定

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